Lo que debes saber de tu negocio al final de cada mes

Tener un negocio es abrumador, sobre todo en etapas iniciales en la que, como dueños, hacemos de todo: somos to-dó-lo-gos.

En esta etapa tendemos a enfocarnos en la operatividad y no en la estrategia. Caemos en la falacia de la máquina en marcha, pensamos que mientras el negocio siga abriendo todo estará bien y dejamos de lado el análisis, la estrategia y lo valioso que es el tiempo para pensar.

Sin embargo, cuando esto sucede, perdemos de vista un principio fundamental de los negocios:

¡Por eso son tan importantes los datos y su análisis!

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No quiero abrumarte, así que empecemos paso a paso. Te dejaré una pequeña lista de cosas que DEBES monitorear y analizar cada mes en tu negocio. Son pasos pequeños que harán una gran diferencia y te aseguro que algunos de estos datos ya los llevas, solo hay que sentarse a analizarlos.

1. Los ingresos de tu negocio

Empezaré por lo obvio y lo que todos manejamos. En mi experiencia como consultora sé que todas las empresas y emprendimientos llevan esta información, es la más verificable y la que tenemos a mano siempre.

¿Para qué sirve?

• Para entender el comportamiento de tus ventas, si están atadas a alguna estacionalidad, si se disparan en algunas épocas especiales y si bajan en otras. Esto te ayudará a estar muy atento y que los picos y valles de ventas no te tomen desprevenido en cuento a inventarios, planificación de la producción, etc.
• Para analizar si las estrategias que aplicas están funcionando. Medir las ventas y analizar ¿qué hicimos que vendimos más en este mes? O ¿Qué dejamos de hacer que vendimos menos? Será muy útil para replicar las acciones que rindieron frutos y las acciones que definitivamente no generaron beneficios –sean estas acciones de publicidad, cambios en el producto, atención al cliente o procesos.
• Si además de monitorear los ingresos, analizas cuáles categorías de tu gama generaron la mayor cantidad de ingresos, podrás saber qué productos o servicios generan la mayor rotación y tomar decisiones.

2. Costo de ventas

Este es un dato no tan obvio. El costo de ventas es uno de los conceptos que se dejan de lado en la gestión financiera de los negocios. Refleja cuánto costó lo que vendí, lo que consumí y entregué al cliente.

Aunque el costo de ventas varía en su cálculo según el tipo de negocio de qué se trate, lo importante acá es resaltar que el costo de ventas no es lo que se compró en la empresa, sino la porción que se consumió en un período determinado, por ejemplo, un mes.

Aumentará o disminuirá en relación directa a la venta, solo se consume cuando se vende, si no hay ventas no hay costo de ventas. Desde mi punto de vista es de los datos más valiosos, ya que una empresa puede vender muchísimo pero si no toma en cuenta cuanto le costó lo que vendió, nunca sabrá su margen bruto.

¿Por qué es importante?

Permite saber el margen bruto del negocio. Es, desde mi perspectiva y experticia, de los puntos más importantes a saber, ya que una empresa puede vender muchísimo, pero si no sabe cuánto le costó lo que vendió, jamás sabrá su margen bruto.

En segundo lugar, también nos ayuda a gestionar nuestro efectivo y a no gastar dinero que no debemos. Por ejemplo, si vendo un sándwich en U$5 y me cuesta producirlo U$3, sabré que de esos U$5 que recibí, U$3 corresponden al costo de venta y podré separarlos para volver a comprar insumos, mantener el negocio y asegurar no gastarlos en lo que no se debe o no corresponde.

3. Margen bruto por producto o por categoría

Nos ayuda a saber cuáles categorías o líneas generan mayor utilidad. La forma de calcularla es muy sencilla: precio del producto o servicio menos costo del producto o servicio. Siguiendo con el ejemplo del sándwich, el margen bruto sería de U$2.

¿Por qué es importante?

Cuando visualizas el margen de cada línea categoría, producto o servicio de tu negocio, te darás cuenta de cosas cómo: ¿Cuáles son aquellos productos o servicios que dejan mayor utilidad en términos monetarios? ¿Cuáles categorías generan mayor margen en %? ¿Cuáles categorías o líneas no están generando márgenes que justifiquen mantenerlas en la empresa? ¿Cuáles categorías deberíamos impulsar a nivel publicitario?

4. Gastos operativos

La definición más sencilla de gastos operativos es que son aquellos gastos que deben pagar, se venda o no. Ejemplos clásicos son sueldos y salarios –cuando son fijos o atados al tiempo y no a la producción–, alquileres, servicios básicos, servicios profesionales, publicidad, consumibles, entre otros.

¿Por qué es importante?

Es la categoría que se puede –y se debe– optimizar. Conocerlos nos permitirá saber por dónde empezar a ser más eficientes.

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Son el siguiente paso, después del costo de ventas, para llegar a la utilidad neta.
Nos permite analizar qué porcentaje de los ingresos se van a gastos y si nuestra empresa está sobredimensionada, es decir, si tiene demasiados gastos operativos en comparación con sus ingresos, aunque esto depende de cada sector.

5. Utilidad neta

Es lo que la empresa logra retener de todo lo que vende. Responde a la pregunta: ¿cuánto ganó la empresa?

¿Por qué es importante?

La utilidad es la principal fuente de recursos para la empresa, le permite pagar deudas, invertir para aumentar su capacidad y sus ingresos, retornar su inversión a los accionistas, y lo más importante: Nos permite saber si la empresa está justificando todo el esfuerzo, tiempo, dinero y recursos que se invierten en ella.
Esto es, en la mayoría de los casos, el dato que emprendedores y empresarios buscan: ¿gané o perdí? ¿cuánto gané o perdí?

6. Inventarios

Se trata de los activos para la venta que la empresa posee.

¿Por qué es importante?

• Nos permite saber cuánto inventario tenemos disponible, no solo en cantidades, más importante aún, en dinero. ¿Cuánto dinero tenemos retenido en un momento determinado?
• El análisis de inventarios nos ayuda a saber cuáles son las categorías de mayor rotación, cómo está compuesto nuestro inventario, es decir, de la totalidad o 100% de las existencias que se tienen, cuál porcentaje es de mayor rotación (estos serán nuestra prioridad de compra) o de menor rotación (para mantenerlo en inventarios mínimos y evitar el sobre stock en estas categorías) y además nos permite tomar acciones antes de que sea muy tarde. Por ejemplo, cuándo es tiempo de salir urgente, incluso vender a costo o por debajo de costo aquel inventario próximo a vencer, a obsolescerse o que por alguna razón de mercado no rota y hay que convertirlo en efectivo para colocarlo en otra línea que sí rote y genere ganancias.

7. Efectivo generado

Nos muestra el dinero que entra y sale de la empresa. Solo muestra transacciones que implican efectivo.

¿Por qué es importante?

• • Nos muestra si la empresa es capaz de pagar su operación –compras y pago de gastos– con el dinero que genera su operación –cobros a sus clientes–, y si no lo es, nos mostrará de donde está sacando los recursos necesarios (créditos, aportes de socios, mercado de valores, venta de activo fijo).
  • También permite tomar decisiones sobre el dinero disponible, hacia donde dirigirlo o establecer prioridades de pago.

Y en definitiva existen muchísimos números e indicadores más que emprendedores y empresarios deben revisar y analizar, pero en este primer artículo quise comenzar con lo básico. En dependencia del giro y naturaleza del negocio, e incluso la etapa en la que está, irás necesitando ver más o menos números y quizá sean distintos a estos.

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No dejés de lado el análisis de los números y contabilidad de tu empresa. La experiencia me ha mostrado que es la parte a la que más comúnmente le huyen los emprendedores, pero es un error. Es importante que te echés un clavado, pues la única manera en que tomarás las riendas del negocio es entendiendo y siguiendo tus números.

*Este artículo fue originalmente en el blog: Plata con Plática.